Выделите текст, чтобы комментировать.
Увольнение без судов и ошибок. Как принять заявление, оформить приказ Т-8, выдать обязательные документы (СТД-Р, ЕФС-1, 2-НДФЛ) и защитить компанию с помощью расписки. Чёткая инструкция для кадровиков и руководителей.
Процедура увольнения, по сути, представляет собой разрыв трудовых отношений. Чтобы этот процесс не обернулся взаимными обидами и, что ещё хуже, судебными исками, работодатель обязан соблюдать строгую последовательность действий. В зависимости от того, по какой причине сотрудник покидает компанию, итоговый перечень бумаг может немного меняться, но основа любого пакета документов неизменна: инициирующий документ (чьё решение — работника или нанимателя), распорядительный документ (приказ об увольнении) и сопутствующие справки или акты.
В этой инструкции подробно, по шагам, описано, когда и какие бумаги оформлять, чтобы не допустить классических промахов. Информация пригодится кадровикам, бухгалтерам и руководителям бизнеса, особенно тем, кто только начинает своё дело.
В качестве примера взят самый популярный на практике случай — расторжение договора по желанию самого работника (пункт 3 части 1 статьи 77 Трудового кодекса РФ).
Этап 1. Приём и анализ заявления от сотрудника
От того, как составлено заявление на увольнение по собственному желанию, зависит ключевое — дата последнего рабочего дня и вероятность споров в будущем.
Эталонная формулировка выглядит так: «Прошу уволить меня по собственному желанию [конкретное число]».
Из богатой практики известно: работники часто совершают ошибки при написании заявлений. Например, распространённая фраза «Прошу уволить с 18 февраля» создаёт двусмысленность. Какой именно день считается финальным рабочим? Если следовать буквальному смыслу, то начиная с 18 февраля человек может уже не появляться на рабочем месте.
Ещё один некорректный вариант: «Прошу уволить меня по состоянию здоровья 15 марта». Здесь отсутствует ключевая фраза «по собственному желанию». Без неё заявление не соответствует основанию, прописанному в ТК РФ.
Как избежать проблем? Рекомендуется внедрить в компании стандартные бланки заявлений или давать работнику образец для заполнения. Ни в коем случае нельзя принимать бумаги с нечёткой формулировкой — лучше попросить переписать заявление правильно.
Этап 2. Использование обходного листа (по желанию, но настоятельно рекомендуется)
Обходной лист относится к внутренним документам организации. Прямого указания закона на его применение нет, однако практика Олеси Ковач и многих других специалистов показывает, что этот лист не раз защищал компании от потери имущества. В обходном листе фиксируется факт сдачи сотрудником:
- ноутбука, телефона, рабочего инструмента;
- пропуска, полиса ДМС, ключей от помещений;
- а также подтверждение отчётности по выданным подотчётным суммам.
Сроки выдачи: бланк обходного листа вручается в день, когда подано заявление, либо в любой из последующих рабочих дней до момента увольнения.
Сроки подписания: заполненный и согласованный со всеми подразделениями лист работник приносит в свой последний рабочий день — непосредственно перед тем, как получить на руки трудовую книжку и остальные документы.
Этап 3. Формирование набора обязательных документов для выдачи
В финальный рабочий день наниматель обязан отдать сотруднику следующие бумаги (без каких-либо дополнительных заявлений со стороны увольняющегося):
- бумажную трудовую книжку (если она ведётся в старом формате) или, для сотрудников с электронной трудовой, «Сведения о трудовой деятельности» по форме СТД-Р;
- расчётный листок за последний период;
- сведения персонифицированного учёта из формы ЕФС-1;
- копию третьего раздела из РСВ;
- справку 2-НДФЛ за текущий год.
Если же работнику нужны дополнительные документы (например, заверенные копии приказов о приёме, переводе или награждениях, а также справки о зарплате за прошлые годы), он составляет письменное заявление с просьбой выдать их. Только после получения такого заявления работодатель подготавливает и выдает требуемые бумаги.
Этап 4. Оформление расписки о получении документов (добровольно, но очень полезно)
Расписка выполняет роль подстраховки для работодателя на случай будущих претензий. В ней сотрудник собственноручно подтверждает, что в день увольнения получил все полагающиеся документы и не имеет претензий к работодателю.
Унифицированной формы расписки не существует — кадровая служба обычно разрабатывает свой внутренний шаблон.
Крайне важное условие: расписка подписывается строго в день увольнения. Запрещено оформлять её позже, после того как трудовой договор уже официально расторгнут.
Этап 5. Создание приказа об увольнении
Приказ — это тот самый распорядительный документ, который даёт старт расчётным операциям и окончательно закрепляет прекращение трудовых отношений.
У работодателя есть два варианта:
- применить унифицированный бланк Т-8 (или Т-8а, если увольняется одновременно несколько человек);
- разработать собственный фирменный бланк приказа.
С точки зрения безопасности лучше выбирать форму Т-8. Проверяющие органы (трудовая инспекция, налоговая) привыкли к ней, и такой приказ не порождает лишних вопросов при ревизиях.
Этап 6. Внесение записи в бумажную версию трудовой книжки
С записью в трудовую книжку не следует торопиться. Почему? Потому что закон даёт работнику право передумать и отозвать своё заявление об увольнении в любой момент до наступления даты увольнения. Поэтому запись вносится в самый последний момент — буквально перед тем, как документы будут вручены сотруднику. Такой подход исключает риск, что запись уже сделана, а работник решил остаться.
Заключительная проверка перед выдачей документов
Прежде чем отдать все бумаги и распрощаться с уходящим, необходимо убедиться в полноте личного дела сотрудника. В нём должны присутствовать и быть подписаны с обеих сторон:
- оригинал трудового договора;
- все дополнительные соглашения к нему;
- каждый приказ, с которым работник был ознакомлен за всё время работы (приказы о приёме, переводах, отпусках, дисциплинарных взысканиях).
Если каких-то документов не хватает, их нужно восстановить и оформить до даты увольнения.
Ключевые выводы и памятка
В тексте заявления обязательно должна присутствовать фраза «по собственному желанию» и чётко указана дата увольнения.
Обходной лист и расписка — хотя закон их и не предписывает, являются надёжными инструментами защиты интересов компании.
Приказ по форме Т-8 — самый предпочтительный и безопасный вариант для оформления расторжения договора.
Запись в бумажную трудовую книжку делается в последний момент, чтобы у работника сохранялась возможность отозвать заявление.
Обязательный минимум документов (справка 2-НДФЛ, форма СТД-Р, расчётный листок, данные из ЕФС-1, копия раздела 3 РСВ) выдаётся без дополнительного заявления — это прямая обязанность работодателя.
Следование этому алгоритму позволяет провести увольнение юридически безупречно и свести к нулю риск судебных разбирательств.
Автор: Олеся Ковач, руководитель кадровой службы компании «Информаудитсервис».
