Архивному хранению подлежат документы, представляющие историческую, научную, социальную, экономическую или культурную ценность. В первую очередь это учредительные документы организаций — уставы, свидетельства о государственной регистрации, лицензии и разрешительная документация. Данные бумаги формируют юридическую историю предприятия и хранятся постоянно.
Кадровая документация составляет значительный массив архивного фонда. Сюда входят трудовые договоры, личные дела работников, приказы о приеме, переводе и увольнении, личные карточки формы Т-2, трудовые книжки, графики отпусков. Особое внимание уделяется документам, подтверждающим льготный стаж и право на досрочную пенсию.
Бухгалтерская и финансовая документация включает годовые отчеты, балансы, главные книги, кассовые документы, банковские выписки, счета-фактуры, акты сверок. Налоговая отчетность и документы, подтверждающие исчисление и уплату налогов, также подлежат обязательной архивации для возможных проверок контролирующими органами.
Организационно-распорядительные документы — протоколы собраний, приказы руководства, распоряжения, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции формируют управленческую память организации. Договорная документация с контрагентами, техническая документация на продукцию, переписка по основной деятельности завершают перечень обязательных к архивации материалов.
Законы РФ о хранении архивных документов
Основополагающим нормативным актом является Федеральный закон № 125-ФЗ "Об архивном деле в Российской Федерации" от 22 октября 2004 года. Закон устанавливает правовые основы организации хранения, комплектования, учета и использования архивных документов. Он определяет обязанности организаций по обеспечению сохранности документов и порядок их передачи в государственные архивы.
Приказ Росархива № 236 от 20 декабря 2019 года утверждает Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения. Этот документ является основным справочником для архивариуса при определении сроков хранения конкретных категорий дел. Перечень охватывает все сферы деятельности организаций — от делопроизводства до специфических отраслевых документов.
Федеральный закон № 402-ФЗ "О бухгалтерском учете" регламентирует сроки хранения бухгалтерской документации — не менее пяти лет после отчетного года. Налоговый кодекс РФ устанавливает четырехлетний срок хранения документов, подтверждающих получение доходов и произведенные расходы. Трудовой кодекс РФ обязывает работодателей хранить кадровые документы в течение сроков, обеспечивающих социальную защиту работников.
Способы хранения архивных документов
Традиционное бумажное хранение предполагает размещение документов в архивных коробках, папках или связках в специально оборудованных помещениях. Архивный фонд организуется по принципу номенклатуры дел с присвоением каждому делу индивидуального шифра. Помещение архива должно соответствовать требованиям пожарной безопасности, иметь контролируемую температуру (17-19°C) и влажность (50-55%).
Электронная архивация получает всё большее распространение благодаря удобству поиска и экономии пространства. Документы сканируются в форматы PDF или TIFF с разрешением не менее 300 dpi, заверяются электронной подписью и размещаются в специализированных системах электронного документооборота. Закон № 149-ФЗ "Об информации" признает юридическую силу электронных документов при соблюдении требований к их оформлению.
Комбинированный подход сочетает достоинства обоих методов: оригиналы документов хранятся на бумажных носителях, одновременно создаются их электронные копии для оперативного доступа. Такая система обеспечивает максимальную защиту информации и соответствует требованиям законодательства о дублировании особо ценных документов.
Сроки хранения различных видов документов
Документы постоянного хранения включают учредительные документы, протоколы общих собраний участников, документы о правах на недвижимость и землю. Они передаются в государственные или муниципальные архивы через десять лет после завершения делопроизводства по ним, но организация обязана обеспечить их сохранность до момента передачи.
Кадровая документация по личному составу хранится 50 лет для документов, созданных до 2003 года, и 75 лет — для более поздних. Это самый длительный срок после постоянного хранения, обусловленный необходимостью подтверждения трудового стажа граждан для назначения пенсий. Документы по охране труда, включающие журналы инструктажей и материалы расследований несчастных случаев, сохраняются 45 лет.
Бухгалтерские документы хранятся минимум пять лет: годовая отчетность, лицевые счета работников, авансовые отчеты. Первичные учетные документы также подлежат пятилетнему хранению. Налоговые декларации и подтверждающие документы должны находиться в архиве не менее четырех лет с момента окончания налогового периода, к которому они относятся.
Договоры с контрагентами сохраняются пять лет после истечения срока их действия. Переписка по основной деятельности, заявления и жалобы граждан — три года. Приказы по административно-хозяйственным вопросам — пять лет, а документы о командировках — три года. Правильная архивация и соблюдение установленных законом сроков хранения защищают организацию от штрафов и обеспечивают возможность отстоять свои интересы при возникновении споров.
