Топ-9 таск-менеджеров — лучшие программы и приложения для постановки задач

Эффективное управление задачами — ключ к высокой продуктивности. Современные таск-менеджеры позволяют структурировать персональную работу и работу команды, делегировать задачи и отслеживать прогресс в реальном времени. 

Мы подготовили актуальный рейтинг: лучшие таск-менеджеры этого года, включая как профессиональные решения, так и варианты на каждый день. В списке — как известные платформы, так и нишевые инструменты. Если вы и ваша команда работаете в России — предпочтите отечественные решения управления задачами, с ними не будет проблем. Если вам нужно работать с коллегами в разных странах — в нашем списке есть и такие таск-менеджеры.

1. Битрикс24 — бесплатный постановщик задач и универсальная CRM-платформа для бизнеса (Россия)

Битрикс24 — это онлайн сервис и мобильное приложение где вы можете управлять задачами, а также вести работу с клиентами, совершать звонки, общаться с обращениями на сайте и т.д.. Сервис легко запустить и начать использовать. Он доступен для небольших команд в бесплатной версии, а корпоративные решения масштабируются под любые требования. В системе есть множество и сложных функций, требующих привлечение специалистов, например, автоматизация бизнес-процессов, чат-боты и IP-телефония — для их настройки и внедрения у Битрикс24 есть сертифицированные компании-партнеры.

Задачи и проекты в приложении Битрикс24 отображаются на доске канбан, диаграмме Ганта, на календаре или простым списком:

Удобные функции в работе с задачами в приложении Битрикс24

Чек-лист. Составляйте список шагов, чтобы видеть, какие из них уже выполнены. Вы можете добавить к чек-листу подпункты, назначить к ним ответственных и прикрепить файлы.

Теги. Используйте готовые и создавайте свои теги, чтобы объединять задачи по общим темам:

Напоминания. Настраивайте напоминания о задачах и вы сможете вовремя выполнять задачи и соблюдать дедлайны:

Учет времени. Запускайте таймер в начале работы над задачей, чтобы засекать сколько времени вы потратили на нее:

Результат задачи. Отмечайте итог работы по задаче, чтобы не искать в комментариях — просто отметьте комментарий как результат:

Шаблоны. Создайте стандартный шаблон для регулярных задач, например, для ежемесячного отчета:

Ключевые преимущества:

• Все инструменты в одной системе. Задачи и проекты — канбан, диаграммы Ганта, контроль сроков. CRM — управление клиентами, сделками и продажами. Коммуникации — чаты, видеозвонки, почта, телефония. Документооборот — электронные подписи, облачное хранение. Аналитика — отчеты, дашборды, прогнозирование.
• Автоматизация рутинных процессов. Роботы и триггеры — автоматические напоминания, обработка лидов. Бизнес-процессы — гибкие сценарии для продаж и документов. Интеграции — 1С, Мегаплан, Яндекс.Директ, Google Workspace и др.
• Гибкость для бизнеса любого масштаба. Малый бизнес — бесплатный тариф с базовыми функциями. Корпорации — масштабируемые решения с индивидуальной настройкой. Мобильность — приложения для iOS/Android с полным функционалом.
• Встроенный маркетинг и продажи. Генерация лидов — формы на сайте, чат-боты, email-рассылки. Воронка продаж — контроль этапов сделок, прогноз доходов. Ретаргетинг — интеграция с соцсетями и рекламными сервисами.
• Безопасность и надежность. Резервное копирование данных, разграничение прав доступа для сотрудников, сертифицированная защита (ФСТЭК, GDPR).

Зарегистрируйтесь по ссылке от нашего издания и получите доступ со всеми функциями системы бесплатно на тестовый период 14 дней.

2. Kaiten — гибкий инструмент для управления проектами и задачами (Россия)

Kaiten сочетает простоту канбана с мощными инструментами для командной работы, делая управление проектами прозрачным и эффективным.

Ключевые преимущества:

• Удобная визуализация работы. Канбан-доски — наглядное управление задачами. Скрам- и Agile-поддержка — спринты, бэклоги, планирование итераций. Гибкие рабочие процессы — настройка столбцов, статусов и этапов под ваши рабочие задачи.
• Командная продуктивность. Чат внутри задач — обсуждение без переключения между сервисами. Назначение ролей — владелец задачи, исполнитель, наблюдатели. Голосования и опросы — быстрое принятие решений.
• Интеграции и автоматизация. API и вебхуки — подключение к другим сервисам (Slack, Telegram, Jira и др.). Автоматические правила — триггеры для смены статусов, уведомлений. Экспорт данных — CSV, PDF, интеграция с аналитическими системами.
• Подходит для разных методологий. Agile, Scrum, Kanban — гибкие настройки под ваш стиль работы. Гибридные подходы — комбинируйте методики в одном проекте. Шаблоны досок — готовые решения для разных типов задач.
• Безопасность и контроль. Разграничение прав — гибкие настройки доступа, резервное копирование — защита данных, SSO и двухфакторная аутентификация — безопасный вход.

3. Shtab — CRM-система для автоматизации продаж и управления бизнесом (Россия)

Shtab — это простая, но мощная CRM, которая помогает увеличить продажи и систематизировать работу с клиентами.

Ключевые преимущества:

• Удобное управление клиентами и сделками. Интуитивный интерфейс — быстрый ввод данных, наглядные карточки клиентов. Гибкие воронки продаж — настройка этапов под ваш бизнес-процесс. Контроль сделок — отслеживание статусов, сроков и ответственных.
• Автоматизация рутинных операций. Умные напоминания о звонках, встречах, оплатах. Шаблоны документов — счета, договоры, коммерческие предложения. Интеграции с 1С, почтой, телефонией, мессенджерами.
• Аналитика и отчетность. Дашборды — визуализация ключевых показателей (KPI). Гибкие отчеты по продажам, менеджерам, клиентам. Прогнозирование — оценка доходов на основе текущих сделок.
• Мобильность и доступность. Приложение для iOS/Android — работа в любом месте. Веб-версия — полный функционал в браузере. Оффлайн-режим — данные синхронизируются при подключении к сети.
• Безопасность и надежность. Разграничение прав доступа — гибкие роли для сотрудников, резервное копирование, SSL-шифрование.

4. Notion — универсальный таск-менеджер для индивидуального и командного использования (частично заблокирован в России)

Notion — это гибридный инструмент, сочетающий в себе функциональность базы знаний, таск-менеджера, заметочника и среды для совместной работы. Особенно ценен своей модульной архитектурой: пользователь сам определяет, как будет выглядеть и функционировать его рабочее пространство. 

Преимущества:

• Гибкая структура данных. Возможность создавать страницы, базы данных, чек-листы, календари, галереи, доски и комбинировать их между собой. Каждая задача может быть карточкой в доске, элементом в таблице и одновременно частью проектной документации.
• Бесплатный тариф. Предлагает достаточный функционал для индивидуального пользования и небольших команд. Включает неограниченное количество страниц, блоков и возможность делиться доступом.
• Интеграции и шаблоны. Поддержка Slack, Google Drive, GitHub, Figma и других сервисов. Можно использовать готовые шаблоны: от личных трекеров до систем OKR. В 2025 году добавлены шаблоны для ИИ-планирования, включая автоматическую генерацию чек-листов на основе целей.
• Таск-менеджер для команды. Позволяет настроить доступ к конкретным проектам и задачам, комментировать и отслеживать изменения. Визуализация задач в формате канбан, календаря или таблицы делает совместную работу наглядной и управляемой. Новый режим Timeline 2.0 упрощает планирование долгосрочных проектов с учетом ресурсов.

5. Microsoft To Do — простой и надежный (США*)

Microsoft To Do — это минималистичный, но функциональный таск-менеджер, идеально подходящий для личного использования и синхронизации с рабочими процессами в Microsoft 365.

Преимущества:

• Интеграция с Outlook. Позволяет автоматически превращать письма в задачи и управлять ими из единого интерфейса. В 2025 году добавлена синхронизация с Teams для переноса задач из чатов.
• Синхронизация. Работает на всех платформах — Windows, Android, iOS, веб. Задачи моментально обновляются на всех устройствах.
• Простота. Создание списков, установка напоминаний, добавление подзадач, цветовая кодировка — все интуитивно и без лишних функций.
• Личная эффективность. Идеально подходит для ведения списков дел, покупок, учебных задач, планов на день. Есть поддержка «умных списков», таких как «Мой день» и «Важно». Новая функция Focus Mode временно скрывает второстепенные задачи.

6. Tasky — умный планировщик задач для личной эффективности и командной работы (Россия)

Tasky — ваш цифровой помощник для четкой организации времени без лишней сложности.

Преимущества:

• Простота и удобство. Лаконичный интерфейс без сложного меню — создавайте задачи за пару кликов. Умная сортировка: по датам, проектам, меткам и уровню важности.
• Гибкие инструменты организации. Настраиваемые канбан-доски для визуального контроля, вложенные чек-листы — разбивайте большие задачи на этапы, автоповтор событий с индивидуальными настройками.
• Совместная работа. Делегируйте задачи коллегам одним касанием, обсуждайте детали в комментариях к каждой задаче, получайте уведомления об изменениях в реальном времени.
• Работает на всех устройствах. Синхронизация между смартфоном (iOS/Android), компьютером и веб-версией, оффлайн-доступ с последующей автоматической синхронизацией.
• Дополнительные возможности. Интеграция с календарями и почтовыми сервисами, голосовое создание задач (поддержка ассистентов), экспорт данных для анализа продуктивности.

7. Any.do — минимализм и фокус 

Этот таск-менеджер сочетает простоту и функциональность, помогая сосредоточиться на главном без лишней сложности.

Преимущества:

• Чистый и понятный интерфейс. Задачи группируются по дням с удобным перетаскиванием. Быстрое добавление подзадач, меток и напоминаний. Минималистичный дизайн без визуального шума.
• Умные интеграции. Связка с Google Calendar, Outlook и голосовыми ассистентами (Alexa, Siri). Управление задачами голосом и через чат (поддержка ChatGPT с 2025 года). Автоматическая генерация дел из текстовых запросов.
• Доступность на всех устройствах. Мобильные приложения (iOS/Android), веб-версия и браузерное расширение, мгновенная синхронизация между платформами.
• Гибкие тарифы. Бесплатная версия — для базового планирования, премиум — повторяющиеся задачи, аналитика, расширенные фильтры.

8. Todoist — баланс между простотой и мощью

Todoist — универсальный инструмент для продуктивности. Он одинаково хорошо справляется как с повседневными личными делами, так и со сложными командными проектами, что делает его одним из самых востребованных решений на рынке. Преимущества:

• Многоуровневая организация. Задачи можно разбивать на подзадачи, группировать по проектам, меткам и приоритетам. Поддержка цветовой маркировки.
• GTD-совместимость. Идеально подходит для методологии Getting Things Done — быстрая фиксация задач, их распределение и последующее выполнение.
• ИИ-инструменты. В 2025 году появились функции ИИ-ассистента, который предлагает приоритеты и автоматически формирует план на день на основе привычек пользователя. Smart Schedule переносит просроченные задачи с учетом текущей загрузки.
• Гибкий тариф. Бесплатная версия содержит все базовые возможности, платная (Todoist Pro и Business) — добавляет совместную работу, напоминания, фильтры и теги.

9. Monday.com — универсальная платформа для управления проектами любого масштаба

Monday.com — это мощная система, которая объединяет в себе функционал CRM для работы с клиентами, ERP для управления ресурсами, внутренний корпоративный портал, инструмент для управления проектами.

Ключевые преимущества:

• Неограниченная масштабируемость. Эффективная работа как для небольших команд (5–10 человек), так и для крупных корпораций с сотнями сотрудников. Возможность одновременного управления десятками сложных проектов.
• ИИ и автоматизация. Автоматические уведомления, распределение задач, повторяющиеся процессы. В 2025 году Monday добавил ИИ для прогнозирования сроков, анализа рисков и оптимизации команды. AI Workflow Builder создает автоматизированные цепочки действий на основе истории проектов.
• Интеграции и API. Более 100 встроенных интеграций (Slack, Jira, Google Workspace, Salesforce), возможность подключения через API.

Какие ещё есть приложения для управления задачами?

Выбор инструмента для управления задачами требует индивидуального подхода и зависит от трех ключевых факторов: характера работы, командных особенностей, бюджетных ограничений. Для тех, кто ищет бесплатные таск-менеджеры, рекомендуем Trello, Microsoft To Do или Notion. Для компаний, рассчитывающих на рост подойдут Битрикс24 или Monday.com.

Знаете другой таск-менеджер и хотите включить его в список — напишите нам i@tala.ru