Выделите текст, чтобы комментировать.
На практике проблема редко связана с безответственностью. Чаще причины кроются в размытой постановке задач, неверной оценке загрузки и отсутствии своевременной коммуникации. Разбираем основные причины срыва сроков и способы их контроля.
На первый взгляд кажется, что дедлайны срываются из-за человеческой безответственности. Я считаю, что корневая причина находится в некорректной постановке задачи.
Часто руководители пишут: «Прошу предоставить документы как можно быстрее» или «Нужно сделать в ближайшее время». Но что такое «как можно быстрее»? Для одного человека это час, для другого — конец рабочего дня, а для третьего — следующий день. И пока это не проясняется, каждый понимает задачу по-своему.
Поэтому дедлайны нужно ставить максимально конкретно и как минимум по SMART: у задачи должен быть понятный срок, результат и критерии выполнения.
Например, вместо фразы «заполни документы» гораздо эффективнее написать так:
«Прошу заполнить документы к 15 мая, 15:00. Образцы и стандарты во вложении. Все вопросы можно задать до 13 мая, 15:00. Итоговый результат: полностью заполненный, подписанный и отсканированный документ. Подтверди, пожалуйста, что задача понятна и срок реалистичен».
Кажется, что текст длинный и его написание занимает много времени. На самом деле, вы больше времени потратите на исправление ошибок и переносов.
Ещё одна частая причина срыва дедлайнов: когда человек соглашается выполнить задачу, не оценив свою реальную загрузку. Он говорит «да», потому что неудобно отказать руководителю или коллеге, а потом понимает, что физически не успевает. И вместо того, чтобы предупредить заранее, просто исчезает до последнего момента в надежде, что «как-нибудь решится».
Это опасная история для бизнеса. Потому что каждая задача — часть цепочки процессов. От выполнения одной зависит другая. Иногда из-за того, что кто-то вовремя не согласовал документы, компания может не успеть закрыть многомиллионный контракт.
Считаю, что самое важное при постановке дедлайна — чтобы человек не только понял задачу, а принял её, взял в работу. Потому что понять можно, но при этом объективно не успевать.
Что касается контроля дедлайнов, мы используем Agile-подходы, CRM и внутренние системы постановки задач. Однако ни один инструмент не работает без включённой головы и нормальной коммуникации внутри команды. Если человек не успевает, об этом нельзя сообщать за пять минут до дедлайна, ведь обычно сотрудники понимают это заранее.
Важно сразу выходить в диалог. Например: «Коллеги, понимаю, что не укладываюсь в срок. Предлагаю перенести дедлайн до такого-то числа» или «Мне нужна помощь с приоритезацией задач».
Обратите внимание, сотрудник не просто сообщает, что не успевает, а сразу приходит с вариантами решений. Тогда руководитель может помочь перераспределить нагрузку и расставить приоритеты.
Хочу отметить еще один момент: есть люди, которые сильны в коммуникациях, переговорах, креативе, но при этом объективно плохо управляют сроками и своим временем. Для них лучшим решением становится ассистент или помощник, который помогает держать фокус и напоминает о задачах.
Это может звучать странно: взрослому человеку нужен кто-то, кто будет напоминать про дедлайны. Но на практике такие сотрудники после появления ассистента иногда становятся в разы эффективнее.
За годы работы я пришла к выводу, что дедлайны чаще всего срываются не в день сдачи задачи. Обычно это происходит гораздо раньше: когда задача поставлена размыто, сотрудник берёт на себя больше, чем может выполнить, или команда слишком поздно начинает говорить о возникающих сложностях.
Поэтому для меня работа с дедлайнами всегда начинается с понятных договорённостей, а заканчивается открытой коммуникацией. Всё остальное — уже инструменты.
