Выделите текст, чтобы комментировать.
Сотруднику добавляли обязанности. А какие из них ему уже не нужны?
Иногда новая работа появляется вполне объяснимо. Коллега ушёл — нужно временно взять часть его задач. Запустили проект — кто-то берёт на себя дополнительную работу. Возникла проблема — добавили ещё одну проверку. В такой ситуации решение может быть вполне оправданным.
Но через некоторое время я бы вернулся к другому вопросу: эта работа всё ещё должна оставаться у того же сотрудника?
Потому что причина, по которой задачу когда-то передали человеку, и причина, по которой он продолжает выполнять её сегодня, — не всегда одно и то же.
Пока возьми это на себя
Представьте условную ситуацию. Один сотрудник временно взял на себя часть работы коллеги. Позже ситуация изменилась. Но одна из дополнительных задач так и осталась у него.
Почему? Возможно, так действительно оказалось удобнее. Сотрудник справляется, задача нужна, и менять ничего не требуется. А возможно, к этому вопросу просто больше не возвращались.
Вот здесь я бы не делал вывод: «Раз он это делает, значит, всё правильно».
Я бы спросил: почему эту работу до сих пор выполняет именно он?
Временная задача может стать постоянной
И в этом нет ничего плохого. Иногда после изменений становится понятно, что дополнительную работу действительно стоит оставить этому сотруднику. Но для меня важно, чтобы это было осознанным решением.
Не: «Так получилось».
А: «Мы проверили эту задачу и решили, что её должен выполнять именно этот человек».
В первом случае работа остаётся по привычке. Во втором — понятно, зачем она нужна и кто за неё отвечает.
Один вопрос помогает многое прояснить
По каждой дополнительной задаче я бы спросил: если бы сегодня этой работы у сотрудника не было, мы бы снова передали её именно ему?
Если да — возможно, ничего менять не нужно. Если нет — стоит разобраться, почему он продолжает её выполнять.
А если ответ: «Не знаю, он давно этим занимается», я бы посмотрел на такую задачу внимательнее. Не обязательно сразу её убирать. Сначала стоит понять, зачем она вообще осталась у этого сотрудника.
А за что сотрудник отвечает в первую очередь?
Когда к основной работе постепенно добавляются новые задачи, со временем может стать сложнее понять: за какой основной результат отвечает этот сотрудник?
Есть его основная работа. Есть задача, оставшаяся после старого проекта. Есть часть работы, которую когда-то передали временно. Есть дополнительная проверка, появившаяся после отдельной ситуации. Каждая из этих задач сама по себе может быть полезна. Но я бы посмотрел на весь набор целиком. Понятно ли сейчас, за что человек отвечает в первую очередь? Не мешают ли дополнительные задачи выполнять основную работу? И действительно ли всё это должен делать именно он?
Что проверить сегодня
Возьмите одного сотрудника, которому со временем добавляли новые задачи. Не нужно сразу разбирать весь отдел.
По каждой дополнительной задаче задайте три вопроса:
- Эта работа всё ещё нужна компании?
- Должен ли её выполнять именно этот человек?
- Что изменится, если её передать другому сотруднику или убрать?
После этого уже можно принимать решение по каждой задаче отдельно.
- Что-то оставить.
- Что-то передать.
- От чего-то отказаться.
Не ради того, чтобы любой ценой уменьшить количество работы.
А чтобы понимать, почему конкретную задачу сегодня выполняет именно этот человек.
Здесь помогает должностная папка
Это один из шести инструментов собственника, которые я использую в работе с бизнесом. Должностная папка — не формальная инструкция, которую написали один раз и убрали в архив.
Для меня это рабочий инструмент.
В ней должно быть понятно:
- за какой результат отвечает сотрудник;
- какие задачи относятся к его работе;
- где проходят границы его ответственности;
- как его работа менялась со временем.
Если периодически возвращаться к должностной папке, проще заметить изменения, которые постепенно стали привычными.
Какие обязанности действительно стали частью должности. Какие были добавлены временно.
А какие остались только потому, что никто давно не задавал вопрос: «Почему он всё ещё это делает?» Мы часто обсуждаем, что ещё поручить сотруднику.
Я бы время от времени задавал обратный вопрос: что из его работы уже стоит пересмотреть? И начинал бы не со всего бизнеса. С одного человека. С его должностной папки.
И с простого вопроса: то, чем он занимается сегодня, действительно соответствует результату, за который он отвечает?
