Выделите текст, чтобы комментировать.
— Нам нужен ещё один человек.
Вполне возможно, что действительно нужен.
Но перед открытием вакансии я бы задал один вопрос:
Что конкретно он будет делать каждый день?
Не:
помогать отделу;
разгружать команду;
подхватывать текучку.
А список реальных действий.
Потому что иногда бизнес нанимает человека на новую полезную работу.
А иногда — на обслуживание сложности, которая накопилась внутри компании.
Сначала опишите работу, потом вакансию
Представим, новому сотруднику собираются передать:
- сбор информации;
- перенос данных;
- контроль статусов;
- согласования;
- возврат документов на исправление;
- напоминания коллегам.
Возможно, всё это необходимо.
Но я хочу понять:
Почему эта работа вообще появилась?
Потому что вырос объём?
Появилась новая функция?
Не хватает компетенции?
Или процесс со временем оброс дополнительными действиями?
Вот это уже разные причины для найма.
Есть вакансии «на результат». А есть — «между результатами»
Я бы особенно внимательно относился к формулировке:
Нужно взять человека, чтобы разгрузить всех понемногу.
У одного забрать таблицы.
У другого — контроль.
У третьего — сбор данных.
Возможно, компании действительно нужен координатор.
Но сначала стоит спросить:
У нового сотрудника будет свой результат или его основной задачей станет соединять работу других людей?
Если второе — я бы посмотрел, почему процесс требует столько ручной координации.
Почему статус нужно собирать вручную?
Почему задача без напоминаний не движется?
Почему информация несколько раз передаётся из рук в руки?
Не для того, чтобы всё сразу убрать.
А чтобы не создавать постоянную ставку для обслуживания неудобного процесса.
«Все заняты» ещё не означает «нужен человек»
Команда может быть действительно перегружена.
Но важно понять — чем именно.
Есть разница:
Заказов стало больше, текущей мощности не хватает.
И:
Объём результата почти не изменился, но стало больше согласований, контроля, возвратов и ручных операций.
В обоих случаях люди могут честно говорить:
Мы не успеваем.
Но решения здесь разные.
Четыре сигнала перед наймом
Я бы проверил следующее.
Первое. Роль невозможно описать без слов «помогать» и «разгружать».
Тогда спросите:
Какой конкретный результат будет принадлежать этому человеку?
Второе. Основная работа — собрать, переслать, уточнить, напомнить, свести.
Такие действия могут быть нужны. Но если под них появляется целая должность, стоит проверить причину.
Третье. После найма сам порядок работы никак не изменится.
Те же данные, те же согласования, те же ожидания — просто появляется ещё один участник.
Четвёртое. Никто не может объяснить, почему выросла нагрузка.
Фраза:
Работы стало больше,
слишком общая.
Мне важно понять:
Какой именно работы и почему?
Не вся существующая работа должна остаться
Американский центр производительности и качества (APQC) в материалах по управлению бизнес-процессами отдельно говорит о дублировании, пересечениях, неэффективных этапах и ненужной сложности.
Для собственника вывод простой:
Если действие сегодня существует, это ещё не значит, что оно должно существовать в том же виде завтра.
Когда-то согласование было нужно — полномочия изменились, а согласование осталось.
Когда-то отчёт использовали — сейчас его почти не смотрят, но продолжают собирать.
По отдельности это мелочи.
Вместе из них может сложиться нагрузка для ещё одного сотрудника.
Один лист перед вакансией
До открытия вакансии я бы попросил руководителя заполнить три колонки:
1. Что конкретно он будет делать?
2. Почему эта работа существует?
3. Что произойдёт, если её изменить или убрать?
Не нужно сразу ничего сокращать.
Нужно просто понять, за какую работу компания собирается платить каждый месяц.
После этого обычно становится яснее:
- действительно вырос объём;
- появилась новая функция;
- нужна новая компетенция;
- или часть нагрузки создаёт сам процесс.
Если человеку действительно есть что делать и эта работа нужна бизнесу — нанимайте.
Если вакансия появляется в основном для того, чтобы поддерживать всё более сложный порядок работы, я бы сначала разобрался с ним.
Не экономить на людях. Не покупать лишнюю работу
Мне не нравится идея:
Как заставить нынешнюю команду делать больше, чтобы никого не нанимать?
Не в этом задача.
Если бизнес растёт — штат тоже может расти.
Но перед вопросом:
Кого нанимаем?
я бы сначала спросил:
Какую работу мы покупаем вместе с этим человеком?
Если она нужна бизнесу — вопросов нет.
Если единственное объяснение:
Так сложилось,
я бы не спешил.
Рост команды должен добавлять бизнесу возможности, а не новых людей для обслуживания старой сложности.
